除了訪談技巧,你更要這樣掌控好訪談前、中、後流程!

除了訪談技巧,你更要這樣掌控好訪談前、中、後流程!

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你總是不知如何讓訪談更順利嗎?不論是打開受訪者的心房,讓話題聊得更深入,又或是可以更有效率的籌備訪談?

過去為了訪談專家,開展知識產品、進行知識變現,累積了上百次以上不同情境的訪談,過程中,我發現比起訪談技巧,決定一場訪談品質的關鍵,是要對於整場訪談的大框架、流程有想像。

因此現在想跟大家分享,訪談前中後流程可以努力的小方向,希望能幫你對全局更能掌握!

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訪談技巧一:事前的了解程度,也影響成敗

事前,除了盡可能搜集受訪者的受訪專欄、官網資料外,我也會特別去看對方的 FB 或 IG,觀察其貼文,試圖更了解他,以利知道如何開話題、用什麼態度應對他。

對我來說,當我可以讓對方在受訪時說出:「疑?你居然連這個也知道!」

基本上,訪談就成功一半了,做功課,不只是為了更好的訪談,更重要的是,展現我們的用心、對這件事的重視。

因為人與人之間是相對的,當我們越用心,專家感受到後,也會更願意去回答問題。那具體來說該看哪些資料呢?

搜集資料一:觀察對方半年內的 FB 貼文

FB 和 IG 之所以非常重要,是因為外面的專欄文章,除非是他本人撰寫的,否則有可能內容是撰寫者的觀點,非受訪者原意。

像我就曾遇過一位受訪者,訪問他和某篇他刊登在某專欄的話,結果受訪者卻說:「那句話不是我的原意,其實是他們後來改的。」

因此專欄可作為了解知識、客觀背景故事的來源,但實際上了解專家本人的個性,FB 和 IG 才是更好觀察的地方。

具體來說,在翻查 FB 貼文時,你也可以羅列對方的情緒點、感興趣的話題點,方便設計出好的設計訪綱,以及訪談現場和他溝通的模式。

若要做得比較認真,可以參考以下要試著了解的問題:

  1. 他現在的目標、願景,或可能想達成的願望是什麼?
  2. 他分別會因為哪些事感到喜怒哀樂?
  3. 他是個什麼樣個性的人?(如嚴謹、熱愛生活等等)
  4. 他對什麼話題有研究,或對什麼話題感興趣,是你也有興趣,能夠聊的?(例如:他對旅行有興趣,而你也曾經徒步環島旅行)
  5. 依照你的觀察,他可能有什麼「地雷」?(如:專家討厭別人把它名字打錯,那就要嚴格注意)
  6. 如果要送一個小伴手禮、小點心,可能有什麼選擇?(非必要,但如果發現對方是芋頭控,要見面時就能帶個芋頭小點心,展示你的貼心)

搜集資料二:快速搜尋該領域的知識

相信有訪談經驗的人,都會有個困擾:「我對這個領域不熟,即使看了文章也看不懂在講什麼,到底該怎麼辦?」

其實,如果要快速針對該領域的知識做準備,有以下三個方向:

  1. 關於此領域,一般讀者有何常見問題?(PTT、Dcard、各種媒體上都可以找到)

要知道,訪談者的角色不是要成為這個領域的專家,而是代替觀眾,問出好的提問,讓專家來解答,因此光是多搜集問題,就會讓訪談增加可看性!

  1. 專家對於這些問題,有哪 1-3 個最獨特的見解?

根據你查到的這些問題,你可以試著就專家的文章和內容,嘗試思考,專家的回答是什麼,嘗試自己回答你列給專家的每個提問。

這邊的重點「不是你的答案最終是否與專家一致」,而是當專家一時沒靈感時,你可以試著丟出你的想法,激發他更好地回答。

要知道,回答任何問題,「空答」是最困難的。例如今天若有人詢問:「訪談的流程是什麼?」這個問題有太多種假想了,但要是訪談者可以在後面補一句:「會是類似老師某篇文章裡的XX架構嗎?或是其他的呢?」

當我們可以提出假設時,你就能很快的先選出對與錯,然後依照你丟給他的想法,想到更好的回答。

訪談技巧二:在事中,建立良好的訪談體驗

我私心認為,每一場訪談都不只為了得到答案,而是一場表演。如何讓受訪者在當中順著你的引導配合你,其實很重要。

像是如果你觀察對方的 FB,是個比較開朗的人,語調上也可以活潑一些;若對方是個較嚴謹的人,聲音則可以沈穩一些,按照對方的個性,調整整場的節奏,讓彼此在同一頻率上,是表演很重要的一環。

並且,如果你知道對方對什麼事特別感興趣,也可以把他感興趣的話題,融入開場或訪談過程中,都會提升他對整場訪談的好感。

訪談開場先說明目的、流程

很多人開場都是自我介紹,加上一句話說明今天的主題後,就開始進第一個問題了。但這會導致受訪者對接下來要發生的事沒有想像、缺乏安全感。

因此比起直接說:「XXX你好,我是XXX,今天想針對XXX主題,對您進行訪談。」

更好的做法是,先花一分鐘,和對方說明今天所做訪談之目的、對對方的好處、整體的流程大概會分成哪幾個階段進行,讓對方有很明確的體驗想像。

像是:「XXX你好,我是XXX,今天很榮幸可以針對 XX 主題訪談您,今天的訪談主要是為了XXX,後續會應用在XXX。

為了讓等下的推進更順利,容我用 30 秒的時間,先快速和您分享等下的流程。這會是一個XX時間的訪談,總共分為X個階段,第一部分是XXX…」

不要小看這一分鐘的開場,尤其面對越是忙碌的人,這段開場就越重要。當我們透過說明「目的」,和對方調頻率,對方才會更知道如何依據目的,調整答題的方向。

許多時候,受訪者的答題歪掉,或者太冗長,其實是因為他不清楚你需要哪些資訊,也不清楚如何更好的達成目的,因此只好想到什麼就講什麼。

訪談開場先建立原則、共識

針對訪談過程中,可能會發生的情況,最好的方式是,在開場就先和對方說明,讓對方有心理準備。

舉例來說,如果你擔心受訪者會聊到忘我,影響到整體的時間,想打斷卻不知如何打斷,一開始的時候,你就應該先提前告知對方,過程中可能會打斷對方。

例如:「XX老師,我們今天的訪談目的以 XXX 為主,細節或故事的補充,我們未來都可以再延伸。

所以等下過程中,如果我認為某個段落差不多了,可以後續再做細節補充,我可能就會打斷您,我們先以達成今日的 XX 目標為主可以嗎?」

建立原則的小技巧一樣是「說明目的」。不要只和對方說你會打斷他,要講一個受訪者認同的目的,讓他曉得你是為了一起達成雙方認同的目的,因此必須去做某事,才不會顯得失禮。

訪談中做好控場,讓內容往你希望的方向發展

訪談中,控場是一個非常重要的能力。

如果受訪者突然提出一個和你們原本談好不同的方向,你可以先詢問對方的目的,再透過「肯定轉移法」,來帶過話題。

什麼是肯定轉移法呢?

這是指:我們發自內心的贊同他的想法,表示這件事你也非常認同,並且你認為,這更適合應用在哪裡。

像是:「太好了!老師提的觀點很棒耶!之後在 XX 地方,如果能放上這段,就太棒了(肯定)這讓我想到一塊也很重要的地方,想延伸問剛剛說的 XXX(轉移)。」如此便把話題帶過去了。

若是對方再追問,則可以用「肯定」+「說明目的」來溝通:「我覺得老師的提議超棒!如果要達成老師的 XX 目的,我們現在『優先』做  XX 事,綜效可能會更大,因為 XX ,老師覺得呢?」

這裡說服對方的要訣在:先理解對方的目的,並肯定他要做的事,再告訴他我們建議達成他目的的優先順序。

切記:不要否定對方的提案,只是調換了優先順序。

此處有個延伸的小細節。早期,當我講完目的後,會直接告訴對方:「我先記下老師的想法,等合適的時機我們再討論好嗎?」

這個問法沒有不好,但主導意味比較強,如果想要更充分展現尊重,更好的做法是表達為對方著想的立場後,便把球丟給對方,問:「老師覺得呢?」引導對方做決定。

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訪談中,提升訪談深度的 2 大技巧

提升訪談深度技巧一:水平式提問

當受訪者回答了特定問題後,可以問他:「『除了』這個,是否還有『其他』要點?」

舉個例子。

有次我訪談一名教人撰寫履歷的受訪者,詢問:「如果不會寫履歷,會有哪些弊害嗎?」

對方直覺性的回答:「很難得到面試機會。」

這時,水平式提問的要訣是,問他除了 A,是否還有 B?

因此我便往其他方向問:「除了得不到面試機會以外,還會對一個人有什麼影響嗎?例如在感情、人際關係、家庭各層面,會不會有所影響?」

如此便能針對一件事,有多重角度的探討了。

提升訪談深度技巧二:垂直式提問

第二種技巧,垂直式提問,是根據專家的回答,往下追問原因。

承上述案例。

我訪談履歷教學者:「如果不會寫履歷,會有哪些弊害?」

對方回答:「很難得到面試機會。」

這時,往下追問的說法便是:「喔!那如果很難得到面試機會,會進一步導致什麼嚴重的後果嗎?」

如這樣,一直往下深挖「更進一步」的情況,便能引導對方往深處思考。

訪談技巧三:事後,充分感謝和下一步說明

訪談結束,不等於事情結束。

當我們順利完成訪談後,別忘了傳一則感謝訊息,並和對方說明後續的排程,讓受訪者知道今天的訪談,對於後續的幫助是什麼?

如果有宣傳時程,分別的排程會是什麼?是否有需要對方協助配合什麼?

這些簡單的溝通,都是非常重要,可很容易被忽略的。要記得訪談後當下,就盡快傳訊息給對方,避免受訪者主動反過來找你索取。

結語:訪談是場表演,訪談技巧決定表演張力

透過今天和你分享的訪談前中後流程控管要點,希望可以幫助你對一場人物專訪的進行更有想像。

如果你有任何訪談相關的問題,也都歡迎私訊我,我將與你分享跟更多訪談的表演技巧。

關於作者
擅長教學、內容策略,以及「知識變現系統」打造。有 2 次教育創業經驗,教授過 0-80 歲各年齡層,陪跑 50+ 專家與企業主,打造知識變現系統,身兼內容策略顧問、客戶成功。 相信「知識就是力量」,每個人都可以透過知識,掌握人生更多選擇。
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